José TelmoComo se manter produtivo e com foco, dividindo espaço com família e tarefas de casa? Não é a toa que as buscas envolvendo o termo “Home Office” dispararam durante a quarentena do novo Coronavírus.
Mas me responda, o que é produtividade para você?
Você pode ser produtivo enquanto profissional liberal, gestor, artista, empresário, empreendedor e até com a sua família! Produtividade é acordar às 5h da manhã? Ou trabalhar 16 horas por dia, todos os dias da semana?
Na verdade, ser produtivo não significa fazer mais ou trabalhar muito, e sim, APROVEITAR MELHOR O SEU TEMPO. Para isso é importante ter o seu próprio PROCESSO de organização definido. Pois, sem ele e sem o devido controle, tudo se torna importante ou prioritário. Como dizem no ditado: para o martelo, tudo é prego.
E para começar, uma das metodologias mais conhecidas e utilizadas pelas pessoas é a GTD (Getting Things Done), criada por David Allen e baseada em cinco simples passos:
- Coletar: Agrupe tudo o que precisa ser feito. Tire da cabeça e materialize as atividades em um melhor lugar.
- Processar: Analisar cada uma destas atividades na etapa anterior e decidir o que demanda uma ação ou não.
- Organizar: Colocar em uma ordem para acessar na hora certa e no lugar certo.
- Revisar: Conferir e atualizar as informações.
- Fazer: Executar com significado: sabendo o que está fazendo, naquele momento.
O principal OBJETIVO é tirar tudo de sua cabeça. Ter a tranquilidade de ter tudo sob controle. Com a sensação de controle, aumenta a sua produtividade e disponibilidade, seja ao gerenciar as suas tarefas ou de sua equipe.
Resumindo: crie uma caixa de coleta (“inbox”), colocando todas as atividades necessários. Depois, comece a processar e a priorizar o que precisa ser feito. Identifique se há atividades que estão conectadas (umas dependentes das outras) ou que demandam ações de terceiros.
Dica: separe os elementos prioritários para você atacar o quanto antes.
Importante estabelecer o tempo para cada tarefa, atividade ou projeto. Este e outros elementos serão seus indicadores de performance (KPIs). Eles farão parte do ESCOPO – tudo aquilo que você fará, e nada mais que isso.
Outras importantes técnicas podem ser aplicadas no seu PROCESSO de organização:
KANBAN
O sistema criado pela Toyota significa, em japonês, “cartão”. Um sistema ÁGIL e visual para controle de produção ou gestão de tarefas.
O CARTÃO é o menor elemento do sistema. Nele está a tarefa a ser entregue, de preferência, o menor elemento possível e entregável. Os cartões são colocados em um quadro com, basicamente, três colunas: A FAZER, EM EXECUÇÃO e FEITO (To Do, In Progress, Done), basicamente, etapas que podem ser visualmente checadas, acessível a todos e demonstra a etapa em que se encontra a atividade e quem é o responsável. Comumente, nos escritórios e agências, pode-se usar um quadro com post-its para gerenciamento das atividades.
SCRUM
Framework de gerenciamento de projetos, da organização ao desenvolvimento ágil de produtos complexos. No Scrum, os projetos são divididos em ciclos de tempo, chamados SPRINTS. Cada Sprint representa um conjunto de atividades que precisa ser ser executado.
Mas, para cada Sprint, contendo as atividades serem definidas, antes, é preciso definir todas as atividades a serem feitas no projeto. De forma simplificada aqui, prioriza-se e organiza as atividades para que a equipe saiba o que cada um está fazendo, em que fase se encontra e quanto tempo resta para a atividade. E, principalmente, o cliente tem a visão de evolução do projeto.
Existem várias outras metodologias e frameworks que podem ser aplicadas em suas atividades. O principal é encontrar aquela que melhor se adequa ao seu estilo e fazer as devidas adaptações. Sim! Pois a organização funciona melhor quando você faz os devidos ajustes.
Como referência, listei abaixo várias ferramentas que podem ajudar nos seus processos de organização e atividades, seja de forma individual ou em grupo.
Ferramentas
- Video Chamadas
- Zoom.us
- Skype
- Jitsi.org
- Google Meet
- Comunicação de times
- Slack
- Rocket Chat – https://rocket.chat/
- Microsoft Teams
- Discord
- Telegram
- Gerenciamento de projetos
- Basecamp – https://basecamp.com/
- Trello – https://trello.com/
- Asana – https://asana.com/pt
- Meister Task – https://www.meistertask.com/pt
- Monday – https://monday.com/
- Runrun.it – https://runrun.it/pt-BR
- Notion – https://www.notion.so/
- Air Table – https://try.airtable.com/
- Gerenciamento de tempo
- Toggl – https://toggl.com/
- Rescue Time – https://www.rescuetime.com/
- Hash track – https://www.hashtrack.io/
- Lista de Tarefas
- Todoist – https://todoist.com/pt-BR
- Forest – https://www.forestapp.cc/
- Any.do – https://www.any.do/
- Focus to do – https://www.focustodo.cn/
- Microsoft To do – https://todo.microsoft.com/tasks/pt-br/
- Anotações
- Evernote – https://evernote.com/intl/pt-br/
- Microsoft OneNote – https://www.onenote.com/
- Google Keep – https://keep.google.com/
- Compartilhamento de arquivos
- Google Drive
- OneDrive
- Dropbox
- Box
- We Transfer
- Produção compartilhada
- Dropbox paper – https://paper.dropbox.com/
- Google Docs
- Zoho Docs – https://www.zoho.com/docs/
- Mapas Mentais
- Mindmeister – https://www.mindmeister.com/pt/
- Coogle
- Xmind
- Freemind
- Lucidachart – http://lucidchart.com
- Mindfree
- Agendas
- Google Agenda
- Outlook Calendar
- iCloud Calendar
- Doodle – https://doodle.com/pt_BR/
Tem alguma ferramenta que você usa e que não aparece listada aqui? Me envie e ajude a manter esta lista atualizada e ajudando mais pessoas a se organizar!
